Whitepaper: Automatisierte Produktdokumentation im großen Maßstab

In der Prozessindustrie und im regulierten Umfeld ist die Dokumentation kein bloßes Beiwerk – sie ist Teil des Produkts. Bei Portfolios mit vielen tausend Produkten entsteht schnell eine administrative Lawine: Für jedes Produkt müssen zahlreiche spezifische Dokumente – von technischen Statements bis hin zu Compliance-Zertifikaten – aktuell gehalten werden.

Schnell wächst die Zahl der verwalteten Dokumente auf viele Zehntausende an. Wer hier auf manuelle Pflege oder statische PDF-Ablagen setzt, riskiert Fehler, verliert an Geschwindigkeit und bindet wertvolle Ressourcen. Die Lösung liegt in einem Paradigmenwechsel: Weg vom statischen Dokument, hin zur dynamischen Generierung aus zentralen Core-Systemen.

1. Die Herausforderung: Die „Dokumenten-Explosion“

Unternehmen stehen oft vor einer gewachsenen IT-Landschaft, die der schieren Menge an Anforderungen nicht mehr gewachsen ist:

• Masse und Komplexität: Wenn für 3.000 Produkte jeweils 10 verschiedene Statements (z.B. Ursprung, Allergene, ISO-Normen) gepflegt werden müssen, verwaltet das System 30.000 Einzeldokumente.

• Redundante Datenpflege: Technische Produktdaten liegen oft im PIM (Product Information Management) oder ERP, müssen aber für Dokumente händisch in Word-Vorlagen kopiert werden.

• Risiko Aktualität: Ändert sich ein technischer Wert im Core-System, müssen hunderte Dokumente manuell identifiziert und aktualisiert werden. Das Fehlerpotenzial ist enorm.

2. Die Lösung: Dynamische Dokumentenerzeugung

Das Herzstück einer modernen Konsolidierungsstrategie ist ein Document Management & Creation Portal (DMCP), das Dokumente nicht nur verwaltet, sondern erschafft.

Das Prinzip ist so einfach wie mächtig: Template + Daten = Dokument.

Anstatt zehntausende fertige PDFs in Ordnern zu speichern, verwaltet das System intelligente Vorlagen (Templates) für verschiedene Dokumenttypen, wie z.B.:

• Statements (z.B. zu Inhaltsstoffen, Nachhaltigkeit, Regulatorik)

• Technische Datenblätter & Spezifikationen

• Qualitäts-Zertifikate

Der Prozess der dynamischen Erstellung:

Wird ein Dokument angefordert, generiert das System dieses in Echtzeit ("on-the-fly") als PDF. Es zieht sich dabei das entsprechende Layout-Template und füllt es automatisch mit den aktuellen Daten des spezifischen Produkts.

Der Vorteil: Es gibt keine veralteten Dateileichen mehr. Jedes Statement ist zum Zeitpunkt des Abrufs 100% aktuell und konsistent mit den Stammdaten.

3. Konsolidierung: Core-Systeme als „Single Source of Truth“

Eine solche Automatisierung funktioniert nur, wenn die Datenbasis stimmt. Im Rahmen der Konsolidierung werden die isolierten Datensilos abgeschafft.

Das neue Portal fungiert als intelligente Drehscheibe:

1. Anbindung der Core-Systeme: Technische Attribute (Dichte, Viskosität, chemische Zusammensetzung etc.) werden direkt aus den führenden Systemen des Unternehmens (z.B. PIM, ERP, EHS-Systeme) bezogen.

2. Anreicherung: Nur spezifische Informationen, die in den Core-Systemen fehlen (z.B. spezielle Textbausteine für ein Zertifikat), werden direkt im Portal ergänzt.

3. Zentralisierung: Egal ob ein Produkt 5 oder 50 Dokumente benötigt – alle speisen sich aus derselben, validierten Datenquelle.

4. Skalierbarkeit für globales Wachstum

Dieses System ist dafür ausgelegt, viele 10.000 Dokumente vollautomatisiert zu verwalten.

• Massen-Updates: Ändert sich eine rechtliche Vorgabe im Template für ein „Vegan-Statement“, muss nicht jedes der 5.000 betroffenen Produktdokumente angefasst werden. Man ändert zentral das Template, und das System regeneriert automatisch tausende PDFs neu.

• Mandantenfähigkeit: Das Konzept lässt sich problemlos auf weitere Geschäftsbereiche ausrollen, da die Logik (Templates und Datenquellen) flexibel konfigurierbar ist.

Fazit: Qualität durch Automation

Die Umstellung auf dynamisch generierte Dokumente ist der Schlüssel, um große Produktportfolios effizient zu dokumentieren. Unternehmen transformieren ihre Dokumentation von einem statischen Archiv zu einem agilen Service:

• Immer aktuell: Produktdatenänderungen im Core-System schlagen sofort auf Statements und Zertifikate durch.

• Maximale Effizienz: Keine manuelle Formatierung oder Copy-Paste-Arbeit mehr.

• Revisionssicherheit: Jedes generierte Dokument ist exakt reproduzierbar und basiert auf validierten Daten.

Über uns Wir unterstützen Industrieunternehmen dabei, komplexe Dokumentationsprozesse zu automatisieren. Von der Anbindung Ihrer Core-Systeme bis zur Gestaltung dynamischer Templates – wir bauen die Architektur für Ihre „Single Source of Truth“.