Hosting auf Azure, AWS oder On-Premise. Skalierung entsprechend Bedarf.
Das zentrale Problem: Manuelle Dokumentenerzeugung
Viele Unternehmen – besonders in regulierten Branchen – müssen täglich oder wöchentlich hunderte Dokumente erzeugen und verwalten:
- Sicherheitsdatenblätter (SDB)
- Zertifikate und Konformitätserklärungen
- Technische Spezifikationen und Datenblätter
- Compliance-Statements (z.B. Chemikalien-Inventare)
- Produktdokumentation für verschiedene Märkte
Die typische Realität:
- Jedes Dokument wird manuell erzeugt – oft mit Copy-Paste aus Excel, Word oder Datenbanken
- Änderungen an Produktdaten führen nicht automatisch zu aktualisierten Dokumenten – manuelle Updates nötig
- Versionierung ist schwach – es ist unklar, welche Dokument-Version aktuell gültig ist
- Mehrsprachige Versionen müssen separat gepflegt werden
- Quality Control ist zeitaufwendig und fehleranfällig
Resultat: Ein großer Teil der Arbeitszeit wird mit Dokumentenverwaltung verbracht, statt mit Wertschöpfung.
Die Kosten der manuellen Dokumentenerzeugung
Dezentralisierte Asset-Verwaltung führt zu messbaren Verlusten:
Massive Zeitverschwendung:
Ein Team von 3–5 Personen verbringt leicht über 50 % seiner Zeit mit der manuellen Erstellung von Dokumenten. Bei 200 Dokumenten pro Monat und 1–2 Stunden pro Dokument summiert sich das auf 200–400 Stunden monatlich – zulasten anderer Aufgaben.
Hohe Fehlerquoten & Compliance-Risiken:
Manuelle Prozesse bedeuten mehr Fehler. In regulierten Branchen kann das zu Compliance-Problemen, Audit-Feststellungen oder im schlimmsten Fall zu Marktrückzügen führen.
Ineffiziente Updates:
Ändert sich ein Produktattribut, müssen alle betroffenen Dokumente manuell angepasst werden – das kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Versionschaos:
Welche Version ist aktuell, freigegeben oder in Nutzung? Ohne klare Versionierung entstehen große Probleme.
Fehlende Skalierbarkeit:
Neue Produkte, Dokumenttypen oder Märkte bringen zusätzlichen manuellen Aufwand mit sich.
Die Lösung: Unsere Intelligente Dokumentautomation
Unsere Dokumentautomations-Plattform automatisiert die Erzeugung, das Management
und die Verteilung von technischen Dokumenten – aus zentralen Daten und wiederverwendbaren Templates.
Templates definieren
Für jeden Dokumenttyp, wie zum Beispiel Sicherheitsdatenblatt oder Zertifikat, wird ein Template mit Platzhaltern für dynamische Daten erstellt. Je nach Komplexität können einfache Dokumente 10–20 Felder enthalten, während komplexe Dokumente über 80 Felder haben können.
Daten integrieren
Die Plattform zieht Informationen aus Ihren bestehenden Systemen – wie Produktdatenbanken, ERP, CRM oder manuell gepflegten Stammdaten – zusammen. So entsteht eine zentrale Datenquelle für alle Ihre Dokumente.
Regeln festlegen
Beschreibe sie so – „Wenn das Produktattribut X ist, verwende Template A. Wenn es Y ist, verwende Template B.“ Auf diese Weise lassen sich auch komplexe Dokumentlogiken einfach darstellen.
Automatisch generieren
Per Knopfdruck oder zeitgesteuert werden Dokumente erstellt – aus Templates, Daten und Regeln entstehen fertige PDFs.
Auch Massenerzeugung ist möglich.
Versionierung & Veröffentlichung
Jede erstellte Version wird gespeichert und archiviert, mit klarer Übersicht darüber, welche Version zu welchem Zeitpunkt freigegeben wurde.
Mehrsprachig
Vorlagen können in mehreren Sprachen erstellt werden. Die Dokumente werden automatisch in der gewünschten Sprache erzeugt.
Automation and Trigger
Systemereignisse lösen automatisch die Dokumentgenerierung aus:
"Produktname geändert → alle betroffenen Dokumente werden neu erstellt."
Was unsere professionelle Dokumentautomations-Plattform bietet
Template Designer
Benutzerfreundliches Interface zum Erstellen und Verwalten von Dokumenten-Templates.
Keine Programmierung nötig – intuitive Bedienung für Redakteure.
Dynamische Felder
Templates können mit Feldern versehen werden – Text, Zahlen, Daten, Auswahlboxen,
Verweise auf externe Daten. Diese werden beim Generieren mit Produktdaten gefüllt.
Regelbasierte Logik
"Wenn-Dann"-Regeln für komplexe Dokumentation. Z.B.: "Wenn Produkt-Kategorie
= Chemie, verwende Template SDB-v2, sonst nutze Standard-Vorlage."
Master Data Management
Zentrale Verwaltung von Stammdaten (Länder, Verfahrensarten, Klassifizierungen)
– diese können global in allen Dokumenten verwendet werden.
Massenerzeugung
Alle Dokumente eines bestimmten Typs können mit einem Klick neu generiert werden
– z.B. wenn ein Template geändert wurde.
Versionsverwaltung und Archivierung
Jede generierte Version wird gespeichert und ist jederzeit abrufbar.
Audit-Trails dokumentieren, wer wann welche Version erzeugt/freigegeben hat.
Publikationskontrolle
Neue Dokumente können zeitgesteuert oder manuell freigegeben werden.
Workflow-basierte Genehmigungsprozesse sind möglich.
Integrationen
API-Schnittstellen zu PIM-Systemen, ERP, Archiven und anderen Datenquellen.
Nahtloser Datenflusss von der Quelle bis zum fertigen Dokument.
Mehrsprachigkeit
Templates und Dokumente in mehreren Sprachen. Automatische oder manuelle
Übersetzungs-Integration möglich.
Export Format
PDF (Standard), aber auch Word, Excel, PowerPoint oder andere Formate je nach Anforderung.
Typische Anwendungsszenarien
Chemical and Pharmaceutical
Sicherheitsdatenblätter (SDB) für Hunderte oder Tausende von Produkten.
Templates + Produktdaten = automatisch generierte SDB in 10+ Sprachen.
Regulatory and compliance
Konformitätserklärungen, Compliance-Statements, Audit-Dokumentation.
Automatisch generiert, versioniert und archiviert.
Product documentation
Technische Datenblätter, Bedienungsanleitungen. Je nach Produktvariante
unterschiedliche Inhalte – alles aus einer Vorlage gesteuert.
Marketing and Sales
Produktbroschüren, Kataloge, regionale Marketingmaterialien.
Automatisch generiert, auf den neuesten Produktdaten basierend.
Multilingual Documentation
Unternehmen, die weltweit tätig sind. Dokumentation automatisch in 5-10 Sprachen
generiert und veröffentlicht.
Audit and compliance trails
Für Unternehmen, bei denen Compliance-Anforderungen hoch sind –
jedes Dokument ist vollständig nachverfolgbar.
Was sich konkret verbessert
Deutliche Zeitersparnis
Automatisierung ersparte typisch 50-70% der Zeit, die sonst für Dokumentenerzeugung
aufgewendet würde. Bei 200 Dokumenten/Monat: Das sind 100-200 Stunden monatlich,
die freigegeben werden.
Null Fehler in der Serienproduktion
Einmal korrekt konfiguriert, sind die Dokumente fehlerlos – weil manuelles Handling
entfällt. Massenerzeugung = massive Qualitätssteigerung.
Schnellere Time-to-Market
Neue Produkte können schneller dokumentiert und freigegeben werden.
Keine manuellen Bottlenecks mehr.
Compliance- und Auditsicherheit
Vollständige Nachverfolgung: Wer hat wann welches Dokument erzeugt/freigegeben?
Audit-Trails sind automatisch dokumentiert.
Skalierbarkeit
Neue Produkte, neue Templates, neue Dokumenttypen – das System wächst mit Ihnen,
ohne dass manuelle Prozesse explodieren.
Kostenersparnis
Weniger Personalaufwand für Dokumentenerzeugung = direkte Kosteneinsparung.
ROI ist typisch innerhalb von 12-18 Monaten erreicht.
Wie wir vorgehen
Anforderungsanalyse
Wir klären, welche Dokumenttypen benötigt werden, wie viele es sind, aus welchen Datenquellen sie stammen und welche Komplexität die Logik aufweist.
Systemdesign
Wir legen die Architektur fest – von der Template-Struktur über das Datenmodell und die Regeln bis hin zu Integrationen und Workflow.
Template-Entwicklung
Wir gestalten Dokumenten-Templates individuell nach Ihren Vorgaben – von einfachen Vorlagen mit 10 Feldern bis hin zu komplexen Strukturen mit über 80 Feldern und integrierten Regeln.
Data Migration and Integration
Wir verbinden Datenquellen – PIM, ERP oder manuelle Eingaben – und übertragen bestehende Daten.
Implementierung und Testing
Systemaufbau, Testläufe, Optimierung und Freigabe.
Schulung & Betrieb
Wir schulen Ihr Team und stehen Ihnen auch im laufenden Betrieb unterstützend zur Seite.
Technische Architektur
Professionelle Reporting-Engines (z. B. Telerik Reporting, BIRT oder ähnliche) für eine flexible Template-Definition und die Generierung von PDFs.
API-Integrationen mit REST-APIs für bestehende Systeme wie PIM, ERP und Archive.
SQL Server oder PostgreSQL für Speicherung von Templates, Dokumentversionen,
Metadaten.
Eine Architektur, die für die Batch-Generierung von über 1000 Dokumenten pro Durchlauf konzipiert ist.
Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Audit-Trails und DSGVO-Konformität.
Versionierung und Archivierung
Dokumentum oder ähnliche Enterprise-Content-Management-Systeme für
revisionssichere Archivierung.
Warum AAG für Ihr Dokumentautomations-Projekt
Erfahrungen mit der Massenerzeugung
25 Jahre in Enterprise-Systemen. Wir haben Plattformen gebaut, die tausende Dokumente pro Monat automatisch generieren.
Regulatorisches Verständnis
Wir verstehen Compliance-Anforderungen (GHS, ECHA, Pharma, Food). Audit-Trails und Versionierung sind nicht optional.
Datenintegration
Wir verbinden Ihre bestehenden Datenquellen nahtlos – PIM, ERP, Legacy-Systeme.
Agilität
Anforderungen ändern sich – wir passen die Lösung flexibel an, ohne
die Grundstruktur zu gefährden.
Interessiert?
Gerne zeigen wir Ihnen in einem Kick-Off-Gespräch, wie Dokumentautomation konkret für Ihr Unternehmen aussehen könnte – basierend auf Ihren Dokumenttypen und Ihrer aktuellen Situation.
Professionell, & Modern
