BASF Picture & Media Pool
Der AP Picture & Media Pool ist nicht nur eine Datenbank, sondern auch ein Ort, an dem jeder Nutzer das Asset-Portfolio weiter gestalten und verbessern kann, indem er Assets einfach hochladen kann.
Die Herausforderung:
Medien-Komplexität und die Notwendigkeit globaler Steuerung
Als global agierende Division generiert BASF Agricultural Solutions täglich eine immense Vielfalt an digitalen Assets – darunter Bilder, Videos und Sound-Dateien für Vertrieb, Marketing und interne Kommunikation. Die erfolgreiche Aussteuerung dieser Medien ist essenziell für die weltweite Markenpräsenz und erfordert die strikte Einhaltung komplexer regionaler Compliance-Vorgaben.
Die Situation vor der Implementierung der neuen Lösung war durch folgende systemische Herausforderungen gekennzeichnet
Dezentrale Ablage und das Silo der Kampagnen: Die Assets waren über eine Vielzahl von fragmentierten Systemen und lokalen Speicherorten (Server, interne Laufwerke, Cloud-Instanzen) verteilt. Es fehlte eine zentrale Logik, die nicht nur die einzelnen Medien verwaltete, sondern auch die Zusammengehörigkeit aller Bilder, Videos und Audio-Dateien innerhalb einer Marketingkampagne abbilden konnte. Dies führte zu einer massiven Intransparenz und verlangsamte die globale Kampagnenausführung.
Ressourcenintensive Validierungs- und Suchprozesse
Mitarbeiter aus den Kommunikations- und Vertriebsteams investierten unverhältnismäßig viel Zeit in die manuelle Recherche und Validierung von Medien. Die Identifikation der aktuell freigegebenen, lizenzierten Version eines Assets war ein aufwendiger Prozess, der unnötige Ressourcen band und die Geschwindigkeit der Time-to-Market von globalen Initiativen beeinträchtigte.
Das Risiko der nicht-konformen Nutzung
Ohne eine automatisierte Versionierung und klare Freigabesteuerung war die Gefahr hoch, dass im regulierten Agrarsektor veraltete oder lizenzrechtlich nicht mehr konforme Bilder, Videos oder Sounds in regionalen Kommunikationsmitteln verwendet wurden. Dieses Risiko betraf sowohl die globale Markenkonsistenz als auch die Einhaltung wichtiger Compliance-Vorschriften.
Zusammenfassend
Die vorherige Struktur entsprach nicht mehr den Anforderungen einer modernen, globalen und digitalen Kommunikation. Es war eine zentrale, Kampagnen-fähige Digital-Asset-Management-Lösung (DAM) erforderlich, um die operative Komplexität zu reduzieren und die globale Steuerung der Medien zu gewährleisten.
Ohne eine zentrale Quelle war es für uns zunehmend schwierig, den Überblick über unseren Bestand an Bildmaterial zu behalten. Oft war unklar, welche Assets aktuell, freigegeben und in der benötigten Auflösung verfügbar sind.
— Projektverantwortlicher bei BASF
Die Lösung
Mit dem BASF Agrar Picture & Media Pool haben wir eine komplette Neuentwicklung umgesetzt, die allen BASF-AP User einen zentralen Zugang zu Bild- und Medienmaterial bietet – mit dem klaren Fokus, bereits gekaufte Assets schnell, zuverlässig und strukturiert wiederzufinden und gleichzeitig selbst erstellte Medien unternehmensweit verfügbar zu machen.
Im Arbeitsalltag bedeutet das: Statt Medien über verschiedene Ablagen, E-Mail-Verläufe oder Einzellösungen zu suchen, können Teams ihre Inhalte an einem Ort bündeln, gezielt durchsuchen und für Kampagnen und Maßnahmen direkt wiederverwenden. So wird aus einzelnen Assets ein gemeinsam nutzbarer Bestand, der über Länder, Teams und Aufgaben hinweg konsistent eingesetzt werden kann.
Eine Plattform für Suchen, Finden und Teilen
Der Media Pool unterstützt User dabei, das richtige Bildmaterial in kurzer Zeit zu finden – und sorgt zugleich dafür, dass vorhandene Inhalte sichtbar bleiben, statt erneut eingekauft zu werden. Bereits gekaufte Assets lassen sich komfortabel durchsuchen, und neue Medien können von Teams selbst hochgeladen werden, sodass sie anderen Usern zur Verfügung stehen.
Ein wichtiger Baustein ist die Zusammenarbeit: Mit Pinboards können Teams Assets sammeln, vergleichen und gemeinsam abstimmen – ideal für Kampagnen-Planungen, Freigabeprozesse oder die Vorbereitung von Content-Paketen für unterschiedliche Märkte.
Struktur, Governance und Qualitätssicherung
Damit Inhalte nicht nur verfügbar, sondern auch verlässlich nutzbar sind, wird die Ablage über Kategorien sauber strukturiert. Ergänzend sorgt ein Admin-Prüfbereich dafür, dass neu hochgeladene Medien vor der Veröffentlichung kontrolliert werden können. So bleibt die Qualität der Inhalte hoch, und es ist klar geregelt, welche Assets unternehmensweit geteilt werden.
Integrationen und nahtloser Zugang
Für einen reibungslosen Einstieg ist der Pool über BASF SSO (Microsoft OAuth) angebunden – User können sich ohne zusätzliche Accounts anmelden. Zusätzlich wurde eine Shutterstock-Transfer-Schnittstelle umgesetzt, um bereits gekaufte Inhalte effizient in den Media Pool zu überführen und damit schneller nutzbar zu machen.
Unser Beitrag als Full-Service Partner
Als AAG haben wir das Projekt end-to-end begleitet: von UX/UI Design über Konzeption und Umsetzung bis hin zu Betrieb, Support und Mitarbeiterschulungen. Die Entwicklung erfolgte agil, sodass Anforderungen iterativ geschärft und die Lösung eng an den tatsächlichen Use Cases der User ausgerichtet werden konnte.
Ergebnis
Der BASF Agrar Picture & Media Pool liefert messbaren Nutzen: Er hilft, Doppelkauf zu vermeiden, reduziert Suchaufwände und verbessert die Zusammenarbeit rund um Medieninhalte. Das Feedback der User bestätigt den deutlichen Mehrwert der Plattform. Heute umfasst der Pool bereits fast 30.000 Assets und wird von mehr als 5.000 aktiven User verwendet.
I want to congratulate you on this initiative and thank you for making the portal accessible. Previously, we spent so much more time and money trying to source images individually for our internal presentations!
The picture media pool is truly useful and appreciated!
— BASF User des Picture Media Pool - Umfrage 2025
